初级会计实务中,处理错账时,会计人员应当采用规范的方法予以更正,不得涂改、刮擦、挖补或消除字迹,更不得重新记录抄写。更正的方法一般有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。
划线更正法
具体做法是:先在错误的文字或数字上划一条红线,表示注销,划线时必须使原有字迹仍可辨认;然后将正确的文字或数字用蓝字写在划线处的上方,并由记账人员在更正处盖章,以明确责任。对于文字的错误,可以只划去错误的部分,并更正错误的部分,对于错误的数字,应当全部划红线更正,不能只更正其中的个别错误数字。划线更正法存在不足之处。
红字更正法(红字冲销法)
红字更正法,适用于以下两种情形:
1、记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误。
更正时,应先用红字填写一张与错误的记账凭证内容相同的记账凭证,然后据此用红字登记入账,并在摘要栏注明“冲销X月X日X号凭证”以示注销。
同时,用蓝字再编写一张正确的记账凭证,据此用蓝字登记入账,并在摘要栏注明“订正X月X日X号凭证”。
2、记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额大于应记金额所引起的记账错误。
更正时,按多记金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,然后据此用红字登记入账,在摘要栏注明“冲销X月X日X号凭证多记金额”。
补充登记法(蓝字补记法)
补充登记法,是指用蓝字补记金额,以更正原错误账簿记录的一种方法。
适用的情况:在记账后,发现记账凭证与账簿中所记金额小于应记金额,而科目对应关系无误时采用的一种更正方法。
更正方法:按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,在摘要栏内写明“补记某月某日第X号记账凭证少记金额”,以补充少记的金额,并据以用蓝字登记入账。