什么情况下会计分录的金额会是负数?其实会计分录金额出现负数的情况,主要与会计科目的“借贷方向”有关。借贷方向是会计分录的必要要素之一,用于记录经济业务增减变化的情况。

会计分录

  一般会计分录的金额为负数具体分为以下四种情况:

  一、红字更正

  由于红字更正的操作一般都在出现错账的情况下进行,因此会计分录金额出现负数。红字更正一般要满足两个条件才能进行修改,其一是记账错误,在会计科目记错或在借贷方向出现错误时,需要通过红字“负数”的形式来修改,冲销错误的会计凭证,以此作废有误的会计凭证,再用蓝字新增正确的会计凭证。其二是记账金额大于正确金额,也就是会计科目没有记错,但记账金额比正确金额大,此时也可以通红字“负数”的形式来修改,用来抵消多出部分错误金额。值得会计人员注意的是,为方便日后查验对账,凡是出现红字更正的情况,均需在摘要处备注情况修改用途。

  二、销售退货

  销售退货也会涉及会计分录金额出现负数的问题,可以理解为记账金额多记,注意应在会计凭证的摘要处备注清楚是销售退货的情况。

  三、利息收入

  利息收入属于财务费用的明细二级科目,主要用于记录存款利息的存入情况。

  财务费用是费用类科目,其借方表示费用增加,贷方表示减少,而利息收入表示为费用减少的意思,按理来说是在贷方出现金额的,但因为“借”“贷”方向规定,利息收入只能出现在会计分录的借方。

  另外,由于财务费用只有在结转本年利润的情况下才出现在贷方,其他情况都在借方,利息收入不属于特殊情况,因此只能出现在借方。

  综上所述,财务费用在借方表示增加,但利息收入表示减少,由于财务费用的借贷方向不能修改,这样一来就只能从会计分录的金额入手,这时会计分录的金额也就出现了负数的情况。

  四、暂估退回

  会计人员对于月底收到货物但未收到发票的情况,一般做暂估入库处理。由于暂估入库与实际入库的数目会有一定的偏差。因此出现偏差时,会计人员将通过分录金额为负的形式进行红字更正。