“在什么情况下,会计分录的金额会是负数呢?”

  最近,我收到一位小伙伴的私信,她就问了我以上这个问题。在回答她的问题以后,我也存在着这样的思考,是不是也有这么一群会计人,和她一样,不懂在哪些情况下,会计分录的金额是可以出现负数的形式。

  因为会计分录金额出现负数情况,涉及到账目问题,牵连着整张财务报表,所以这个疑惑我们还是要解开的。那么今天我就来跟大家讲讲,会计分录金额“负数”那些事儿~

  1、会计科目的“借”与“贷”

  说到会计分录的金额出现“负数”的情况,主要是与会计科目的“借贷”方向有关。众所周知,会计行业里的术语“有借必有贷,借贷必相等”,就是说会计科目的“借贷”方向的。

  “借”“贷”在会计分录里表示的是借贷记账法的记账符号,可以代表会计科目的方向,来记录经济业务增减变化的情况。在数学中,用“-”“+”表示增减,而在会计中,表示增减变化的就用“借”“贷”。

  在会计分录中,不同的账户与科目,“借”“贷”的表示也不同。资产类科目的借方表示增加,贷方则表示减少。然而负债类科目表示增加的在贷方,借方反而表示减少。

  小提示

  资产类、费用类、成本类科目——“借增贷减”

  负债、收入、利润、所有者权益类等科目——“借减贷增”

  2、会计分录金额为“负数”的情况

  讲完会计科目的“借”“贷”方向,接下来讲讲关于会计分录金额出现“负数”的情况。一般来说,会计分录金额为“负数”可以分为以下这几种情况。

  01红字更正

  红字更正,通常都是在出现错账的情况下才进行操作的,所以会计分录金额为“负数”,在这种情况下也是最为常见的。红字更正一般需要满足以下两种条件才能进行修改,而修改的操作就涉及了会计分录金额为“负数”的情况了。

  ①记账错误。无论是会计科目记错或者是借贷方向有误,都是需要通过红字“负数”的形式进行修改,冲销错误的会计凭证,以此作废有误的会计凭证,接着再用蓝字新增正确的会计凭证。

  ★举个栗子,充分理解★

  A公司在6月份收到一笔当月的销售收入60W,该笔货款已全部存入银行存款。但由于会计的工作失误,误把主营业务收入计为其他业务收入,在不考虑税费等一系列问题下,该公司的会计分录应如下处理:

  原会计分录如下:

  借:银行存款 60W

  贷:其他业务收入 60W

  应修改如下会计分录处理:

  第一步——用红字冲销错误分录

  借:银行存款 -60W

  贷:其他业务收入 -60W

  第二步——用蓝字再新增一笔正确的会计分录

  借:银行存款 60W

  贷:主营业务收入 60W

  ②记账金额大于正确金额。当会计科目没出现记错情况时,记账金额大于正确金额也可通过红字“负数”的形式进行修改更正,以此抵消多出部分错误金额。

  ★举个栗子,充分理解★

  还是A公司,还是会计工作失误,但这次不是因为会计科目记错的原因,而是将会计分录金额多记,误将60W的收入确认为90W的金额,在不考虑税费等一系列问题下,该公司的会计分录应如下处理:

  原会计分录如下:

  借:银行存款 90W

  贷:主营业务收入 90W

  应修改如下会计分录处理:

  借:银行存款 -30W

  贷:主营业务收入 -30W

  注意,凡是出现红字更正的情况,需在摘要处备注情况修改用途,方便日后查验对账。

  02销售退货

  以盈利为目的的企业,少不了销售采购。无论是服务行业还是以商品货物为主的其他行业,在销售环节少不了出现退货的情况。

  然而销售退货就涉及到会计分录金额为“负数”的问题,其操作与红字更正的第二种情况大致相同,可以理解为记账金额多记,但会计凭证的摘要则需要备注清楚是销售退货的情况。

  03利息收入

  众所周知,财务费用里有一个明细二级科目是利息收入,其主要作用就是记录存款利息的存入。但财务费用是属于费用类科目,在借方表示费用增加,贷方则表示减少,而利息收入所表示的意思是费用减少,按理应该是在贷方出现金额,但是由于“借”“贷”方向规定,则利息收入这个明细二级科目只能出现在会计分录的借方。

  因为财务费用只有在结转本年利润时才可以出现在贷方,其余情况都是在借方,利息收入又不是特殊情况,所以只能在借方。

  由于财务费用在借方表示增加的意思,利息收入又是表示减少的含义,但财务费用借贷方向又不能进行修改,那么只能从会计分录的金额入手了。所以此时就出现了会计分录金额为“负数”的情况。

  ★举个栗子,充分理解★

  又是A公司,在6月份收到了一笔银行利息收入5W,但是新来的会计不懂如何处理,直接计入了财务费用的贷方,即使最后报表金额上显示是没有问题,但这样的做法是错误、不正规的。为了遵循合理合法的要求规定,该公司的会计账务处理如下分录所示:

  原会计分录如下:

  应修改如下会计分录处理:

  04暂估退回

  想必会计都遇到过这个问题,月底的时候货物已经收到,但是因为到月底了,所以公司没有发票可以再开,在这种情况下,会计们都会将货物暂估入库。

  然而暂估入库肯定跟实际入库的数目多少有点偏差,所以当出现偏差时,就可以通过分录金额“负数”的形式进行红字更正,这个情况与红字更正第二种情况大致相同,账务处理的会计分录也差不多,大家可参照以上的会计分录处理。

  提醒:一般情况下,除了结转本年利润,会计科目所在的借贷方向是不可以改变的,比如费用类科目,其所在的方向,一般都是在借方。除非是遇到特殊情况,不然都固定在表示增加的“借方”方向。

  好了,以上所讲知识就是本文的主要内容,看到这里,大家都理解了吗?有什么疑问或者建议的,欢迎大家留言评论。

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