总分类账与明细分类账的关系:总分类账是按照总分类账户分类登记经济业务的账簿,明细分类账是按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿。两者既有内在联系,又有区别,具体解释如下:
两者所反映的经济业务内容相同。如“库存商品”总分类账与其所属的“甲商品”、“乙商品”等明细分类账户都是用来反映库存商品的收发及结存业务的。
登账的原始依据相同。登记总分类账户与登记其所属明细分类账户所依据的记账凭证或原始凭证是相同的。
(1)两者反映经济内容的详细程度不同
总分类账反映资金增减变化的总括情况,提供总括核算资料;明细分类账反映资金运动的详细情况,提供详细资料。如“应收账款”总分类账反映和提供企业应收账款的增减变动及期末总金额,而下设的“宝隆企业”明细账户则反映应收宝隆企业货款的具体情况。
(2)两者作用不同
总分类账提供的会计核算资料,是明细分类账的综合,对其所属的明细分类账起着统驭和控制作用;明细分类账提供的详细资料,对其总分类账起着补充和说明的作用。
在会计核算中,为了确保核算资料的正确、完整,便于账户的核对,必须采用平行登记的方法,在总分类账及其所属的明细分类账之间进行记录。所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务,要根据同一会计凭证,一方面登记有关总分类账户,另一方面登记该总分类账户所属各有关明细分类账户的方法。
采用平行登记规则,应注意以下要点:
1、登账依据相同
对于发生的每一项经济业务,应根据审核无误后的相同记账凭证及所附原始凭证,登记有关总分类账户,同时记入该总分类账户所属的各有关明细分类账户。
2、登账期间相同
经济业务发生后,总分类账户和所属明细分类账户应当在同一期间登记入账。这里的期间相同并非指同一时点,因为明细分类账的登记和总分类账的登记可以有先有后,但必须在同一会计期间内登记完成。
3、登账方向一致
这里所指的方向,是指总分类账及所属明细分类账的增减变动方向,而并非是指账户的借贷方向。
值得注意的是:一般情况下,总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设三栏登记。这时,在总分类账户及其所属明细分类账户中的借贷记账方向是相同的,如债权、债务结算账户、各类财产物资账户、资本账户等即属于这种情况。但对于采用多栏式格式的明细分类账,某项需要冲减有关项目金额的事项,在明细分类账中只能用红字记入其相反的记账方向,而与总分类账中的记账方向不一致。这样,在总分类账及其所属的明细分类账中,就不可能按相同的借贷记账方向进行登记,但其体现的增减变动方向是一致的。
4、登账金额相等
记入总分类账户的金额应与记入其所属各明细分类账户的金额合计数相等。
1、总分类账有关账户本期发生额与其所属各明细分类账户本期发生额合计数相等。
2、总分类账有关账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额之和相等。
企业应当根据这种勾稽关系,检查账簿记录是否正确,以便及时查错并加以更正,保证会计记录准确无误。