企业的备用金主要用于员工因公采购办公用品,或者出差需要预支差旅费,报销备用金时,如何做账?

报销备用金做账

  备用金如何做账?

  备用金一般分为定额和非定额两种:

  一、定额管理指对经常需要使用备用金的部门核定一定金额的备用金,定额备用金在使用后凭借相关凭证(发票,汽车票,入库单等)报销,财会部门之后再按照核准的报销金额支付现金,补足备用金。

  二、非定额管理就是根据企业内部员工的实际需要,按照员工填写的借款单,一次付给现金,在使用后凭借相关凭证报销,备用金有剩余的,财务部门收回。超支的,财务部门再予以支付差额。

  案例:某公司对行政部门采用非定额备用金制度,行政部购买办公用品借备用金1600元,借款时,财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证,会计分录为:

  借:其他应收款——备用金(行政科) 1600

         贷:库存现金 1600

  行政科购买办公用品实际使用1520元。之后凭发票和入库单到财务部门报销,交还多余现金80元,财务部门编制转帐凭证一张,其会计分录为:

  借:管理费用 1520(实际购买的办公用品费用)

         库存现金 80(多余现金)

         贷:其他应收款——备用金 1600

  如果行政科购买办公用品实际花费了1780元,员工先行垫付了180元,则报销时除按规定编制转帐凭证一张,其会计分录为:

  借:管理费用 1780(购买的办公用品实际费用)

         贷:其他应收款——备用金(行政科) 1600

                库存现金 180